Mode opératoire

• Obtention de l’accord préalable
  • Il est impératif d’obtenir, en amont, l’aval du responsable de l’axe thématique concerné. Cette approbation est essentielle pour la poursuite du processus d’engagement de dépense.
• Soumission du formulaire d’engagement de dépense :
  • Remplissez minutieusement le formulaire d’engagement de dépense du CEREGE, en y ajoutant l’ensemble des pièces justificatives nécessaires à votre demande.
• Pièces justificatives requises (liste non exhaustive) :
  • Le bulletin d’inscription au nom de l’agent, mentionnant l’adresse de l’IAE et incluant le RIB du fournisseur. En l’absence de cette mention, une requête doit être adressée à l’entité organisatrice de l’événement.
  • Un courrier électronique confirmant l’acceptation de la communication.
  • Devis
• Traitement et évaluation de la demande : 
  • Une fois le dossier complet réceptionné par le secrétariat du CEREGE, celui-ci procédera à l’examen de votre demande, en consultation avec la direction pour apprécier l’opportunité du déplacement ou de la dépense projetée.
• Notification : 
  • Si votre demande est approuvée, vous serez contacté(e) par le secrétariat qui vous communiquera les démarches administratives à effectuer.
  • Dans le cas d’un refus, vous recevrez un mail explicatif, vous permettant de comprendre les motifs de cette décision.

Rappel pour les personnels de l’UP :

• Toute nouvelle demande de fonds, suivant une première acceptation de dépense, sera soumise à un examen détaillé et potentiellement à un délai d’étude plus important par le bureau du CEREGE. Veillez à anticiper cette éventualité dans la planification de vos projets.
• Veuillez prendre connaissance et vous approprier la procédure concernant la création d’un ordre de mission sous Notilus dans l’intranet de l’UP, IRIS.
• 🚘  Déplacement en voiture : Pour utiliser un véhicule (personnel ou administratif) lors d’un déplacement, il est impératif de compléter et signer l’attestation du missionnaire. Celle-ci devra être jointe dans votre profil NOTILUS. Sans cette étape, vos frais kilométriques ne seront pas remboursés.
• 🚆  Déplacement en train : Concernant les billets SNCF, veuillez choisir le tarif intitulé « SNCF VERT NEGO CLIENT », qui est aisément identifiable par sa couleur verte.
• 🌐 Déplacement à l’étranger : Après le mail du secrétariat du CEREGE vous confirmant l’accord de la prise en charge de votre déplacement, vous devrez obligatoirement compléter le formulaire « Autorisation de déplacement à l’étranger » au moins un mois avant le départ en mission. Ce formulaire dûment complété et signé par les différentes parties est à joindre à votre demande de mission dans la plateforme Notilus.
• 📝 Pour le règlement des frais d’inscriptions aux différents colloques / événements, le mode de paiement à privilégier est le bon de commande.

Pour toute demande complémentaire, veuillez contacter le CEREGE à l’adresse mail : mdecraene@poitiers.iae-france.fr